Zuerst die Location, dann das Menü
Das klingt banal, wird aber ständig andersherum gemacht. Ob ein Menü überhaupt umsetzbar ist, hängt an der Location: Gibt es eine Küche, Strom, Zufahrt, einen Raum für den Aufbau, einen Plan B bei Regen? Ein Menü, das in einem Saal mit Küche selbstverständlich ist, wird in einer Scheune ohne Steckdose zur Frage der Technik.
Klären Sie deshalb zuerst die Rahmenbedingungen mit der Location und geben Sie sie an den Caterer weiter. Dann bekommen Sie einen Vorschlag, der auch stattfinden kann.
Der realistische Zeitplan
Sechs bis neun Monate vorher: Location fixieren, Caterer anfragen, grobe Gästezahl nennen. Drei bis vier Monate vorher: Kostprobe, Menü festlegen, Angebot schriftlich bestätigen. Vier Wochen vorher: Ablauf, Anlieferzeit, Aufbauplan und Ansprechperson am Tag. 72 Stunden vorher: finale Gästezahl.
Die 72 Stunden sind keine Formalität. Bis dahin wird eingekauft und vorbereitet; danach ist die Menge fix, weil die Ware im Haus ist.
Woran es typischerweise scheitert
Erstens: die Gästezahl wird zu spät final. Zweitens: niemand hat die Zufahrt geprüft, und der Transporter steht dreihundert Meter entfernt. Drittens: die Tischfläche für das Buffet ist zu klein — für sechs warme Gerichte plus Reis brauchen Sie rund zwei Meter, nicht einen. Viertens: es gibt keinen benannten Ansprechpartner am Tag, und der Caterer ruft das Brautpaar an.
Alle vier Punkte kosten nichts, wenn man sie vier Wochen vorher einmal durchgeht.
Kostprobe: nutzen Sie sie richtig
Eine Kostprobe ist nicht nur zum Probieren da. Nehmen Sie die Person mit, die am Tag Entscheidungen trifft. Sprechen Sie über Ablauf und Timing, nicht nur über Gerichte. Und stellen Sie die unangenehme Frage: Was passiert, wenn es regnet, wenn dreißig Gäste mehr kommen, wenn die Trauung eine Stunde später endet?