Ein Buffet statt Sonderessen
In einem international besetzten Team sitzen fast immer Menschen mit vegetarischen, veganen oder religiösen Anforderungen am Tisch. Der übliche Reflex ist, „ein paar vegetarische Optionen" zu bestellen. Das funktioniert schlecht, weil es die betroffenen Personen sichtbar an einen Nebentisch schiebt.
Die bessere Planung dreht es um: die vegetarische und vegane Auswahl ist vollwertig und steht gleichberechtigt im Buffet. Wenn die Küche zusätzlich durchgehend halal arbeitet, muss niemand fragen, was drin ist.
Mengen und Timing im Büro
Für ein Mittagsbuffet im Büro rechnen Sie mit rund 400 g Hauptgericht pro Person; bei einer langen Abendveranstaltung eher 500 g. Planen Sie die Anlieferung dreißig bis fünfundvierzig Minuten vor dem Essen — früh genug für den Aufbau, spät genug, dass nichts steht.
Nennen Sie im Briefing Etage, Aufzug und Zufahrt. Das klingt kleinlich, entscheidet aber, ob der Aufbau zwanzig Minuten oder eine Stunde dauert.
Was die Buchhaltung braucht
Eine Rechnung nach § 14 UStG mit vollständigen Namen und Anschriften beider Parteien, Ihrer und unserer Steuernummer beziehungsweise USt-IdNr., fortlaufender Rechnungsnummer, Ausstellungs- und Leistungsdatum, Menge und Bezeichnung der Leistung sowie dem nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Entgelt.
Beim Catering ist die Aufschlüsselung nicht kosmetisch: Speisen und die dazugehörigen Nebenleistungen — Lieferung, Aufbau, Abholung — werden seit 1. Januar 2026 mit 7% besteuert, die reine Vermietung von Ausstattung mit 19%. Eine Rechnung mit einem einzigen Steuersatz über alles ist bei einem gemischten Auftrag ein Warnzeichen.
Der Anlass gehört auf den Beleg
Damit die Ausgabe nachvollziehbar bleibt, sollte auf der Rechnung erkennbar sein, worum es ging: Anlass, Datum, Ort und Personenzahl. Das kostet uns eine Zeile und erspart Ihnen die Rückfrage.